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Setor de Compras na Hotelaria: como comprar e classificar as despesas

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O setor de compras na hotelaria nem sempre é a parte mais fácil da empresa. É preciso ter muito controle para não comprar de mais ou de menos, para conseguir uma boa negociação, encontrar bons fornecedores, entre outras coisas mais.

Saber comprar bem é uma verdadeira arte, assim como montar as contas e o estoque em equilíbrio para não faltar nada para a equipe, muito menos para o hóspede.

Se o seu hotel tem dificuldade nesse setor, vamos te ajudar agora. Confira abaixo algumas boas dicas de como comprar os itens para o seu estabelecimento da melhor forma possível!

5 dicas para o setor de compras na hotelaria

1. Melhore a comunicação entre os setores

Os setores de um hotel funcionam como o corpo humano: uma área precisa conversar com a outra, precisa trabalhar com a outra para que tudo seja um sucesso. Porém, quando isso não acontece, os prejuízos aparecem na compra.

Pense bem. Se o setor da cozinha não conversar bem com o de compras, como é possível ter certeza sobre o que está faltando e a quantidade para comprar cada item?

Corre-se um grande risco, por exemplo, de comprar coisas que têm de sobra e que é bem possível de vencer o prazo de validade por causa da quantidade. Pode acontecer também de o responsável não comprar justamente aquilo que está faltando.

2. Estabeleça um processo padronizado

Seguir um modelo de compra ajuda consideravelmente, especialmente se mais de uma pessoa costuma exercer essa função.

Deixar um passo a passo de forma clara e objetiva facilita a vida de todos. Deixe por escrito e coloque no mural da parede, na mesa de cada responsável e assim por diante. Você vai escolher qual é a melhor maneira de espalhar essa comunicação.

Por meio de um processo padronizado fica mais fácil identificar se houve algum erro, se alguma etapa foi pulada e qual foi.

Por exemplo, digamos que o passo 1 é abrir a planilha e depois entrar em contato com o setor X, passo 2 é entrar em contato com o setor Y e assim por diante. No início pode parecer complexo, mas com o passar do tempo, se tornará um hábito e vai ficando mais fácil.

3. Encontre bons fornecedores

Talvez esse seja o maior desafio no setor de compras da hotelaria. Encontrar bons fornecedores é uma tarefa difícil, pois eles precisam oferecer produtos de qualidade, boas formas de pagamento e um bom preço.

Além do mais, seguir e cumprir o prazo de entrega é fundamental, afinal de contas, um hotel trabalha com prazos de hospedagem e é preciso saber quando determinado produto estará disponível para os hóspedes.

Um bom fornecedor, além de tudo isso, precisa conseguir atender demandas específicas do hotel.

Para encontrar esses bons fornecedores, uma dica é participar de eventos na área. Esses locais costumam estar cheios de representantes de empresas ávidos por fechar negócios. O evento pode ser online também, o que é ainda melhor, pois você encontra fornecedores de todos os lugares do país.

4. Manter um bom relacionamento

Outra parte que pode ser difícil já que o trabalho de quem está no setor de compras da hotelaria pode ser bem estressante.

Manter um bom relacionamento com os mais diversos setores do hotel e também com os vários fornecedores é necessário para manter as compras em dia e com a balança equilibrada.

Ninguém gosta de trabalhar com pessoas arrogantes, que querem tudo para ontem e assim por diante. Se você facilita a vida de todos na empresa, eles também vão facilitar a sua. Uma mão lava a outra.

5. Saiba negociar

Ter jogo de cintura e poder de negociação é essencial para qualquer pessoa do setor de compras da hoteleria.

Você vai precisar ajustar valores com os fornecedores. Pode pedir um preço menor por uma maior quantidade de mercadoria. Vai ter que negociar também com o setor financeiro do hotel, que nem sempre está disposto a liberar mais verba para as coisas.

Aqui, você terá que usar todo o seu poder de convencimento e bons argumentos para fazer dar certo.

Leve em consideração esses fatores na hora de comprar qualquer coisa para o hotel. O setor de compras na hotelaria é uma parte complexa do negócio, portanto, quanto mais ajuda melhor. Existem ótimos softwares que podem ajudar e muito nisso e que são personalizáveis, se adequando às necessidades da sua empresa.

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