Posted by Na hotelaria, a gestão de reservas é encarada como um grande desafio aos administradores. Todos os dias, os gestores precisam organizar os check ins e check outs, lidar com imprevistos e, claro, controlar as reservas.
Dentre todas essas atividades, lidar com as reservas é algo primordial. Afinal, se a equipe vende mais do que o hotel comporta, temos um problema. Se não há reservas, temos outro. Ambas as situações exigem resolução, principalmente a primeira e a gestão é responsável por isso.
Vamos entender melhor o que fazer para evitar o overbooking através da administração e controle das reservas? Continue a leitura para saber mais.
O que é a gestão de reservas na hotelaria?
Em resumo, é a administração das reservas que são geradas no seu estabelecimento. A gestão envolve tudo o que está relacionado ao setor, o que inclui não só as vendas de novas estadias, mas também:
- cancelamentos;
- remanejamento de datas;
- qualquer alteração feita na reserva.
Sendo assim, o setor precisa receber os pedidos, entender qual é o objetivo do público e apresentar as opções de estadia.
Vantagens de utilizar um sistema de gestão de reservas
Para que a gestão seja feita de forma eficiente, muitas empresas recorrem a ferramentas de apoio. O sistema de gestão é o principal meio de auxílio para quem lida diariamente com reservas.
O uso dessa ferramenta não é à toa, já que ela agrega em inúmeros benefícios para o setor e o hotel como um todo. Veja algumas das vantagens entregues por um bom software de gestão de reservas:
Otimização do sistema
O Central Reservation System (CRS) é essencial para otimizar processos e o tempo empregado para executar ações. Sem o sistema, o gestor precisa de diversas extranets para controlar as reservas, demandando tempo e atenção.
Basta apenas uma ferramenta para que o gerente consiga controlar todas as etapas que envolvem a administração do hotel. Essa é a principal vantagem entrega pelo sistema de reservas
Melhoria na taxa de ocupação
A partir da otimização do sistema, a gestão de reservas consegue melhorar a taxa de ocupação do hotel. Mais uma vez, o CRS se mostra indispensável, uma vez que é capaz de potencializar todas as demandas.
Deste modo, o gerenciamento é feito em melhor tempo e permite que a equipe se dedique a outras atividades. Isso resulta em mais vendas, mais quartos ocupados e, claro, maior lucratividade para o hotel.
Facilidade de adaptação
Por fim, o sistema de gestão de reservas apresenta a possibilidade de adaptação para melhor atender as demandas do hotel.
Assim, a ferramenta deve auxiliar a já utilizada para gestão de modo geral do hotel. Isso deve ser feito com base na estratégia e especificidades já adotadas pelo estabelecimento e que são consideradas essenciais no mercado.
Evitando o overbooking: 4 dicas para aplicar
O overbooking é uma situação onde o estabelecimento tem excesso de reservas. Em outras palavras: o hotel vendeu mais do que é capaz de atender. Esse é um problema gerado pela falta de gestão de reservas e que causa grande desconforto para o hóspede.
Evitar esse tipo de situação é uma das tarefas do hotel, afinal ela pode queimar a imagem do seu estabelecimento. Mas, como fazer isso? É o que você descobre nos tópicos a seguir:
1) Acompanhe o mercado
Sabemos que em alguns períodos o hotel fica com menor movimento. Mas, antes de pensar em meios de aumentar as vendas, é preciso estudar o setor hoteleiro. Faça pesquisas, converse com colegas de outros estabelecimentos na região e procure sempre entender como está o meio como um todo.
2) Crie uma política de sinal na gestão de reserva
A pré-reserva é uma alternativa para aplicar na gestão como precaução para casos de overbooking.
No caso, essa é uma condição onde o hóspede precisa pagar um sinal pela reserva. Isso é uma maneira de criar maior comprometimento por parte do hóspede. Além disso, o hotel não ficará em prejuízo se houverem cancelamentos sem aviso ou o próprio no show.
3) Adote o sistema de reconfirmação
Com a gestão de reservas em andamento, um membro da equipe pode ser encarregado de reconfirmar as reservas. Essa tarefa visa diminuir as chances de surpresas, como a desistência de um hóspede em cima da hora.
Além disso, caso o hóspede cancele, há um tempo hábil para vender aquela acomodação e, mais uma vez, não causa prejuízos a você.
4) Crie um processo de acompanhamento
Outro passo importante para gestão de reservas é ter um processo para acompanhamento das vendas. A ideia é justamente ficar em cima das reservas e qualquer alteração relativa a elas.
O ideal é que a equipe trabalhe com alertas e prazos, mantendo uma comunicação constante para ampliar a gestão.
Utilize um bom sistema de gestão de reservas
Mais um passo fundamental para evitar o overbooking e não só isso. Ter controle dinâmico do que está acontecendo no setor evita erros e prejuízos para o hotel é um passo importante.
Isso só é possível se você tiver como aliado um sistema de gestão eficiente e que engloba o setor de reservas. Desta forma, o hotel pode acompanhar rapidamente tudo o que acontece neste departamento.
Quer conhecer um bom sistema de gestão de reserva para ter em seu hotel? Então está no lugar certo! Clique aqui e conheça o nosso.