Posted by Check in e check out são pontos de contato praticamente obrigatórios entre a equipe hoteleira e os hóspedes. Esses processos precisam ser ágeis, afinal temos dois cenários distintos que exigem isso.
Quando o hóspede chega, ele está ansioso para aproveitar ao máximo a viagem. E quando ele vai embora, tem tudo programado para não perder os horários de saída de aeroportos e rodoviárias.
Os checks não precisam ser processos burocráticos e que atrapalhem a rotina do cliente, pelo contrário. Tornar o processo simples e ágil, é fundamental para entregar uma experiência positiva ao cliente.
Mas, como fazer isso? É o que vamos ver no decorrer do texto, por isso continue a leitura.
Qual a importância do check in e check out na hotelaria?
Esses termos são usados para definir, respectivamente, o processo de entrada e saída dos hóspedes de um hotel ou pousada.
Normalmente, o check in inicia ao meio dia em grande parte dos hotéis. Aqui a equipe deve estar preparada para receber o público, passando informações necessárias e solicitando dados para a estadia.
É nesta etapa que o cliente preenche a Ficha Nacional de Registro de Hóspedes (FNRH), por exemplo.
Já o check out é um processo similar, onde ocorre a saída daquele cliente. Ele contempla a saída do hóspede do quarto, devolução da chave e o acerto financeiro, caso haja pagamentos pendentes.
Além das questões financeiras, esse momento abre brecha para a troca entre o colaborador e o cliente. A equipe pode ser direcionada a pegar um feedback prévio sobre a estadia e, claro, agradecer ao hóspede por escolher o hotel.
A troca é fundamental para melhorar o atendimento, mas não deve ficar limitada a esse momento. Outra forma de obter um feedback é pelo envio da pesquisa de satisfação pelo e-mail, mas isso é assunto para outro momento.
A era da automatização
O que os clientes menos querem durante uma viagem é perderem tempo com processos complexos, check in e check out entram nessa leva. Assim como muitas demandas da hotelaria, esses processos também vivem a era da automatização.
Para otimizar o tempo e melhorar a experiência, tecnologias são utilizadas para permitir que o hóspede realize os checks de maneira prática, simples e sem atrapalhar seu cronograma.
Como o check in caracteriza-se como um cartão de visitas da experiência no hotel, quanto mais rápido e eficaz ele for, melhor. Ter um processo seguro, simplificado e que não gaste o tempo do hóspede, aumenta as chances de ganhar pontos em uma experiência inesquecível.
Por isso a automatização está tão em alta na hotelaria, porque aprimora os processos para entregar uma melhor experiência.
4 opções para otimizar o processo de check in e check out
É claro que você deve estar se perguntando como tornar esse momento eficaz e prático para o cliente. Como comentado acima, vivemos a era da automatização e os checks são processos que têm muito a ganhar com isso.
Novas tecnologias surgem aos montes para otimizar processos de modo a entregar sempre uma experiência positiva ao público. Neste caso, você pode apostar nessas 4 alternativas para que o check in e check out sejam feitos de maneira satisfatória:
1) Web check in
Essa é uma opção onde o hóspede pode preencher o formulário de entrada de forma digital. Desta forma, o cliente só precisará confirmar informações e assinar o documento de entrada ao chegar no hotel, tornando o check in ágil.
2) Autoatendimento
Outra alternativa para o check in e check out na hotelaria são as estações de autoatendimento. Esses sistemas causam um impacto positivo aos clientes por combinarem tecnologia e praticidade, além de, claro, garantir agilidade nos processos.
O autoatendimento não é prático apenas para o check in, mas também estende a possibilidade de reprogramar as chaves, revisar detalhes da reserva e muito mais. Tudo isso sem precisar do auxílio dos atendentes.
Fora que a estação colabora para desafogar a recepção, caso esta esteja cheia no momento.
3) Check out automático
Encerrar a estadia pode ser um processo mais simples com o auxílio da tecnologia, principalmente se excluir a necessidade de enfrentar filas.
Alguns estabelecimentos utilizam sistemas de faturamento online, o que torna o check in e check out mais dinâmico. Neste caso, o cliente recebe o valor total da estadia com o descritivo dos gastos por e-mail ou WhatsApp.
Como os processos de pagamento hoje são facilitados, o hotel pode optar por enviar essas opções junto ao descritivo. Alternativas como pix e link de pagamento são bem-vindas para agilizar o processo.
Assim como o web check in, o hóspede apenas confirma algumas informações e entrega as chaves na recepção, sem muita burocracia. O restante pode ser feito em alguns cliques, utilizando tecnologias do dia a dia.
4) Check in e check out com horários flexíveis
Uma das queixas dos clientes é em relação aos horários de entrada e saída que muitos estabelecimentos trabalham.
Embora não seja algo padronizado, é comum que os checks iniciem ao meio dia, mas isso não é uma regra. Tanto que alguns hotéis usam outras faixas de horário para entrada e saída que podem ser mais cedo ou mais tarde.
Uma alternativa simples para otimizar os processos é apresentar faixas de horário extras pré-estabelecidos, entregando maior flexibilidade. Até porque, os roteiros de viagem podem atrasar e causar frustração ao hóspede, mas o hotel não precisa gerar mais uma dor de cabeça a ele.
Para que tudo isso funcione de maneira assertiva, seu hotel também precisa ter uma boa gestão. Neste caso, a escolha de um software de gestão que atenda as principais demandas da hotelaria é fundamental. Que tal conhecer o nosso? Clique aqui para começar.